De 400 correos a la semana a una consulta por RUT

El desafío

Cada semana de pago, el área de contabilidad recibe entre 200 y 400 correos y llamadas con la misma pregunta: ¿cuándo me pagan mi factura? Los lunes y martes son inmanejables. La información existe (una planilla semanal de 2.000 a 3.000 filas con los proveedores que tienen factura a pago), pero está en un lugar donde el proveedor no puede mirarla, así que pregunta.

La empresa fue clara en dos restricciones. Primera: el proceso de aprobación de pagos es manual, pasa por gerencia y no se toca. Segunda: todo lo que se desarrolle tiene que quedar en su Azure. Ni AWS, ni Google. Un cliente de ese tamaño no acepta otra cosa, y tiene razón.

Lo que diseñamos

• La planilla sigue siendo la fuente. Contabilidad la mantiene como siempre y se refleja en una lista de SharePoint. El bot no cambia el proceso de nadie; solo abre una ventana a la información que ya existe.
• Lectura vía Microsoft Graph, solo lectura. Permiso mínimo sobre el Azure AD del cliente. Como el dato cambia una vez por semana, se sincroniza semanalmente a una base propia en vez de consultar SharePoint en vivo en cada mensaje.
• Una conversación de cuatro pasos. El bot se identifica como agente automatizado, pide el RUT, responde si hay factura a pago esa semana y ofrece consultar otro RUT (para los gestores de cobranza que preguntan por varios proveedores). Sin menú, sin cuenta, sin app. El cliente lo dijo así: es netamente consulta de los pagos.
• Solo lectura, por diseño. El bot no mueve pagos ni ejecuta nada. Responde una pregunta.
• Métricas desde el día uno. Consultas por semana, qué RUTs consultan, tendencia de adopción. La empresa quiere ver si los correos bajan de verdad, y el panel existe para responder esa pregunta, no como adorno.

Por qué la API oficial y no un atajo

Existen formas no oficiales de conectar WhatsApp que salen más baratas y se montan en una tarde. Para una empresa de este tamaño son un riesgo inaceptable: una cuenta bloqueada a mitad de una semana de pago es peor que el problema original. Va sobre la API oficial de Meta, con su propia línea y con el costo de mensajería transparentado aparte, sin margen nuestro.

Respetar un ecosistema cerrado (todo en Microsoft, todo en Azure) también significó dejar de lado nuestro stack habitual en la capa de datos. Preferimos adaptarnos al cliente que obligar al cliente a adaptarse a nosotros.

Stack

Dónde aplica esto

Cualquier empresa que recibe la misma pregunta cientos de veces y tiene la respuesta en una planilla o en un sistema interno: estado de pago, estado de un pedido, de un despacho, de una postulación, de un reclamo. El patrón es el mismo: un dato que ya existe, expuesto por el canal que la gente ya usa.

Ver la arquitectura base de nuestros bots de WhatsApp o la solución de automatización por WhatsApp.