Una recepcionista que agenda en el sistema que la clínica ya usa

El desafío

El dueño lo dijo en una frase: lo que se me escapa son pacientes que quieren agendar pero, por el tiempo de demora de la respuesta, terminan no agendando. Entre 1.500 y 2.000 mensajes al mes repartidos entre dos personas de mesón y una de staff, con Instagram y WhatsApp abiertos al mismo tiempo, es imposible responder en el minuto en que el paciente todavía tiene ganas.

No buscaba más pacientes. Buscaba dejar de perder los que ya llegan. Y tenía una condición razonable: la clínica ya trabaja con un software de gestión clínica y no iba a cambiarlo por un chatbot.

Lo que diseñamos

• Conversación real, no menú de botones. Explica tratamientos, precios y políticas según el material que la clínica entrega. Si no tiene la información, lo dice y deriva. Atiende las 24 horas en los dos canales.
• Agenda dentro del chat, sobre el sistema existente. Integración por API con Medilink o AgendaPro: consulta disponibilidad real, crea la cita y la deja en el mismo calendario que ve el mesón. La hora que ofrece es una hora que existe.
• Cobro del abono por link. Enlace de pago (Mercado Pago o Flow) en la misma conversación; la hora se confirma sola cuando el pago se acredita.
• Recordatorios configurables en hasta seis momentos antes de la cita, por plantilla oficial de Meta. Reagendamiento y cancelación automáticos dentro de las reglas que la clínica define.
• Panel para las tres personas. Todas las conversaciones centralizadas, estado de cada paciente, origen del lead, tiempos de respuesta, intervención humana desde el panel y accesos separados con registro de auditoría.
• Fidelización y remarketing como segunda etapa: puntos por tratamiento, aviso automático cuando se gana un beneficio, y campañas segmentadas por tratamiento consultado o tiempo sin volver, con medición por campaña.

Lo que el asistente nunca hace

No da indicaciones clínicas. Contraindicaciones, medicamentos, embarazo, lactancia: cualquier pregunta de ese tipo deriva a un profesional, y eso es una regla dura en el código, no una instrucción que un prompt pueda olvidar. En salud, un asistente que responde lo que no le corresponde es un problema mayor que uno que no responde.

La ficha clínica se queda en su casa

Antecedentes médicos, tratamientos, fotos y consentimientos viven en el sistema de gestión de la clínica, no en el nuestro. El panel del asistente guarda solo las conversaciones del canal y los datos de contacto. Las cuentas de WhatsApp, IA y pasarela de pago van a nombre de la clínica, con los costos de consumo transparentados aparte. Es la separación que la Ley 21.719 pide y la que nosotros querríamos si fuéramos el cliente.

Stack

Dónde aplica esto

Clínicas estéticas, dentales, centros de kinesiología, consultas médicas y cualquier negocio con agenda que pierde pacientes por demora en responder. Si ya usas un software de gestión, el asistente se conecta a él en vez de reemplazarlo.

Ver la solución para clínicas o revisar el sistema de seguimiento y fidelización que ya opera en producción.