Programa de cumplimiento para una empresa de servicios profesionales con más de dos décadas de trayectoria, clientes corporativos y del Estado, y una oficina nueva en otro país. Tres capas: respaldo jurídico, seis documentos que la ley exige y un sistema que convierte el cumplimiento en evidencia.
El mensaje de entrada fue de una línea: me interesa cumplir con la nueva ley de protección de datos. Detrás había un riesgo más concreto que la multa. La empresa trabaja para mandantes grandes, públicos y privados, que van a exigir acreditación de cumplimiento por cláusula contractual o cuestionario de proveedor. Quedar fuera de una licitación por no poder demostrarlo cuesta más que cualquier sanción.
Y tenía un agravante: una oficina recién abierta en otro país, con datos de clientes y trabajadores moviéndose entre las dos. La transferencia internacional de datos es de las categorías más graves de la ley y no exime a las empresas pequeñas.
Lo primero que dijimos fue lo que no podemos hacer: hacernos cargo del cumplimiento de otro no existe, la ley no permite delegar la responsabilidad. Lo que sí se puede es dejar a la empresa en condiciones de acreditar.
Tres capas que se construyen en cuatro fases, con el sistema en paralelo a la documentación.
El sistema queda alojado en infraestructura del cliente y lo opera su propia contraparte técnica. Nosotros no accedemos, no copiamos y no almacenamos datos personales, salvo dos excepciones acotadas y contratadas por separado: la digitalización del archivo en papel, con un encargo que se extingue al entregar, y el soporte técnico puntual, con acceso otorgado, revocable y registrado. La calificación legal de quién trata los datos la determinan los hechos, no el contrato, y por eso la arquitectura se diseñó para que los hechos digan lo mismo que el papel.
Levantamiento (dos a tres semanas), documentación y respaldo jurídico (tres a cuatro), construcción del sistema en paralelo (cuatro a seis) e implantación con capacitación y simulacro (dos semanas): una solicitud de derechos y una brecha simuladas de principio a fin, para que el día que ocurra de verdad nadie improvise.
Empresas de servicios profesionales, constructoras, importadoras, comercio electrónico y cualquier proveedor de clientes grandes o del Estado que va a tener que acreditar cumplimiento en una licitación. Si además hay datos saliendo del país, con más razón.
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